Tietosuojaseloste

Kumppanien ja sidosryhmiemme henkilötietojen käsittelystä on kummallakin yhtiöllä oma selosteensa. Löydät molemmat selosteet tältä sivulta.

DialOk kumppanirekisterin seloste

Line Carrier kumppanirekisterin seloste

DialOk Communications Finland Oy – Kumppanirekisterin tietosuojaseloste 

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot 

DialOk Communications Finland Oy 
Y-tunnus: 1709892-1 
Osoite: Keilaranta 1, 02150 Espoo 

Tietosuojavastaava: 
Heidi Kilpelä 
tietosuojavastaava@sfgyhtiot.fi 

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste 

Käsittelemme sidosryhmien ja kumppaneiden, kuten alihankkijoiden ja jälleenmyyjien, henkilötietoja, jotta voimme hoitaa, hallinnoida ja kehittää kumppanisuhdetta, ja suorittaa tilaukset ja palvelun ylläpidon sekä niihin liittyvien velvoitteiden täyttämisen. Rekisterissä olevia henkilötietoja käytetään vain siltä osin, kuin ne ovat tarpeellisia sidosryhmä- ja kumppaniyhteistyön hoitamiseksi sekä sopimusten täytäntöönpanemiseksi. Henkilötietoja käsitellään siten myös laskutuksessa ja aina kun laki sitä edellyttää. 

Kumppanirekisterin käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjää ja rekisteröityä koskevan sopimuksen täytäntöönpano sekä rekisterinpitäjän oikeutettu etu kumppanisuhteen hoitamisen osalta. 

3. Rekisteröityjen ryhmät ja kerättävät henkilötiedot 

Käsittelemme kumppaneistamme seuraavia henkilötietoja: 

• Nimi 
• Sähköpostiosoite 
• Puhelinnumero 
• Osoite 
• Organisaatio ja titteli 

Kaikista rekisteröidyistä ei välttämättä kerätä kaikkea yllämainittua tietoa. 

4. Säännönmukaiset tietolähteet 

Rekisterin sisältämät henkilötiedot kerätään henkilöltä itseltään tai henkilön edustamalta yritykseltä eri viestintäkanavissa, kuten puhelimitse, postitse, sähköpostitse tai vastaavalla tavalla. 

Saatuja tietoja käytetään vain siihen tarkoitukseen, mihin ne on kerätty.  

5. Tietojen säilyttäminen  

Säilytämme henkilötietoja kumppanisuhteen ajan ja sen päätyttyä vain niin kauan kuin on tarpeen edellä määritellyn käyttötarkoituksen toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti. Pääsääntöisesti henkilötiedot poistetaan 2 kuukauden kuluttua asiakassuhteen päättymisestä tai 1 kuukauden kuluessa rekisteröidyn pyynnöstä, ellei lainsäädäntö, avoimet laskut tai oikeustoimet estä tietojen poistamista. 

6. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen  

Henkilötietoja luovutetaan ainoastaan DialOk Communications Finland Oy:n konserniyhtiöille (SFG Yhtiöt Oy ja Line Carrier Oy) sekä sen käyttämille palveluntuottajille ja kumppaniyrityksille näiden tehtävien hoitamiseksi (kuten keskitetty asiakaspalvelu, IT-tuki, ulkoinen kirjanpito) sekä markkinointiviestinnän toteuttamiseksi. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle lainsäädännön edellyttämällä tavalla tai jos viranomainen esittää lakiin perustuvan tietopyynnön. Tietoja siirretään yrityksen käyttämien palveluntuottajien tietojärjestelmiin. 

7. Tietojen siirto EU:n tai Eta:n ulkopuolelle 

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n alueen ulkopuolelle. 

8. Henkilötietojen suojaus 

8.A Sähköinen aineisto 

Henkilötiedot säilytetään tietoturvallisessa ympäristössä ja niihin on pääsy ainoastaan yrityksen niillä työntekijöillä, joilla on tehtäviensä puolesta välttämätöntä käsitellä kyseisiä tietoja. Työntekijät käsittelevät tietoja salatun yhteyden kautta suojatuilla työasemillaan, joihin työntekijät pääsevät kirjautumaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksellaan. Käsittelyoikeudet on rajattu ylläpidollisiin ja hallinnollisiin tehtäviin. 

Järjestelmät ja laitteet on teknisesti suojattu palomuurein, virustorjuntaohjelmin ja rajatuin käyttöoikeuksin, ja aineisto on asianmukaisesti varmuuskopioitu. 

Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa. 

8.B Manuaalinen aineisto 

Henkilötietoja voivat käsitellä vain ne työntekijät, joiden työtehtävän kannalta käsittely on välttämätöntä. Käytössä on asianmukaiset tilat ja menetelmät paperimuodossa tallennettujen henkilötietojen käsittelyyn ja säilyttämiseen siten, että tiedot ovat vain niitä tarvitsevien saatavissa. Henkilötietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa ja paloturvallisissa tiloissa. 

Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa. 

9. Rekisteröidyn oikeudet 

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa omien henkilötietojensa käsittelystä (tarkastusoikeus) ja oikeus pyytää häntä itseään koskevien tietojen oikaisemista tai poistamista (oikeus tulla unohdetuksi), käsittelyn rajoittamista taikka henkilötietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa häntä itseään koskevien tietojen käsittelyä, automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä sekä profilointia. Poistamis-, rajoittamis- tai vastustamisoikeutta ei kuitenkaan ole sellaisten tietojen osalta, joiden käsittely on välttämätöntä tai tarpeellista. 

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietosuojaan liittyvien oikeuksien toteuttamista koskeva asia käsiteltäväksi valvontaviranomaiselle, mikäli emme ole noudattaneet tietosuojaa koskevia säännöksiä. 

10. Lisätiedot ja tietopyynnöt 

Henkilötietojesi käsittelyä koskevissa kysymyksissä ja rekisteröidyn oikeuksia koskevissa pyynnöissä tulee olla yhteydessä DialOk Communications Finland Oy:n tietosuojavastaavaan: tietosuojavastaava@sfgyhtiot.fi. 

Jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, voit tehdä valituksen tietosuojavalvontaviranomaiselle: 

Tietosuojavaltuutetun toimisto 
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki 
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki 
Puhelinvaihde: 029 566 6700 
Kirjaamo: 029 566 6768 
tietosuoja@om.fi 
www.tietosuoja.fi